Бланк протокола переговоров образец

Документирование переговоров

Бланк протокола переговоров образец

Должностные обязанности секретаря-референта достаточно разнообразны, и не последнее место среди них занимает участие в переговорах, которые ведет организация. В настоящей статье мы рассмотрим ряд моментов, направленных на обеспечение данного процесса.

Зачем это нужно?

Переговоры – это сложный процесс, в ходе которого участники (стороны), имеющие общие и/или противоречивые интересы, в процессе очной либо заочной дискуссии пытаются достигнуть взаимовыгодного результата.

И общие, и противоречивые интересы обеспечивают причину и основу переговоров. В первом случае стороны стремятся достигнуть соглашения о синхронизации и согласованности своих действий с целью возникновения эффекта синергии[1].

Во втором – стремятся снизить потери от противодействия своим действиям путем выработки взаимоприемлемого компромисса.

В рамках хозяйственной деятельности практически во всех переговорах компания решает обе задачи. Иллюстрацией этого может служить классическое, хотя далеко не всегда отвечающее истине, утверждение «каждый стремится купить товар лучшего качества по наименьшей цене и продать товар худшего качества по максимально высокой цене».

Существует множество бизнес-школ, проводящих обучение эффективным методикам подготовки и ведения переговоров. Однако нам этот процесс интересен не столько с позиции достижения положительного результата, сколько с утилитарной точки зрения.

Если оставить за скобками основные задачи переговорного процесса, то процедура оформления преследует несколько базовых целей. Первая – создание системы обеспечения единообразного подхода к ведению переговоров в компании.

Это комплексный процесс, включающий в себя как формирование преддоговорных целей и возможность определения собственных ошибок в ходе ведения переговоров, так и создание архива, позволяющего установить, когда, с кем, о чем проводились переговоры.

Вторая – формирование пула документов, позволяющих эффективно оформлять первичные бухгалтерские документы («списывать») на представительские расходы. Третья – формирование документарной базы, позволяющей обосновывать наличие экономической цели и реальной экономической операции для целей налогообложения.

Наличие документов, фиксирующих факт и ход переговоров, в случае необходимости может послужить доказательством того, что организация не заключала сделки с фирмой-однодневкой, а в некоторых случаях – и облегчить процесс расследования «кидков»[2] со стороны недобросовестных контрагентов.

Первый этап: подготовка

Переговоры – это не только «переговаривание» за круглым столом. Это комплексный процесс, и прежде чем руководители лично сядут за тот самый легендарный стол и возьмут в руки перьевые ручки, их подчиненным предстоит много работы. Мы опустим поиск и выбор контрагентов со всей сопутствующей им работой, поскольку этим, как правило, занимаются профильные специалисты.

На этапе подготовки необходимо определить для компании граничные условия: максимум (чего необходимо достигнуть) и минимум (после которого ведение переговоров теряет смысл). Это тем более важно, если переговоры проводятся не первыми лицами компании, а подчиненными, объем полномочий которых заведомо ограничен.

С психологической точки зрения (и это отмечают практически все бизнес-тренеры) выходить на переговоры нужно, имея несколько «пряников» в рамках второстепенных условий, не являющихся ключевыми для вас, но, возможно, являющихся таковыми для вашего контрагента. Эти условия могут быть не всегда логичными, но, возможно, именно они «исторически» сложились в компании и их изменение вызывает какие-либо организационные трудности для менеджера, ведущего переговоры.

Представим, что предварительная работа проведена. Отделом снабжения выбраны две-три компании, базовые параметры сделок известны и обсуждены сторонами. Осталось несколько основных вопросов. Условно выберем три параметра сделки, требующих внимания и обсуждения сторон, – цену, срок поставки и качество.

В ряде случаев переговоры требуют жесткого установления повестки дня и регламента, которые обсуждают до встречи или непосредственно на ее первом этапе. Поскольку традиционно ведение переговоров предполагается равным составом делегаций, есть смысл оговорить количество участников.

На основе вышесказанного можно сформировать перечень необходимых документов, в который войдут:

  • приказ об организации поиска контрагентов с установлением граничных условий (Пример 1);
  • докладная записка исполнителя с предварительными данными по возможным контрагентам (Пример 2);
  • распоряжение с определением параметров переговоров с каждым из контрагентов и повестки ведения переговоров (Пример 3);
  • письмо-предложение контрагенту для проведения встречи (Пример 4).

Пример 1

Приказ об организации поиска поставщика

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»

(ООО «Вектор-Север»)

ПРИКАЗ

01.04.2013                                                                                                                                                                                                                                                                        № 45

Пос. Деревянка

Об организации поиска поставщика ГСМ

      В целях повышения эффективности работы организации при закупке ГСМ

      ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Отделу снабжения под руководством начальника отдела Сиволапова М.В. в срок до 15 апреля 2013 г. провести исследование ГСМ с целью выявления потенциальных поставщиков.

      2. Определить следующие требования к организациям-поставщикам:

      – наличие технической возможности поставки ГСМ в места присутствия организации;

      – присутствие на рынке ГСМ в регионе не менее двух лет.

      3. Определить параметры сделки:

      – стоимость ГСМ с учетом транспортировки не более определенного размера (Приложение № 1 к приказу);

      – возможность поставки ГСМ в соответствии с графиком потребностей организации (Приложение № 2 к приказу);

      – соответствие качества ГСМ действующим ГОСТам;

      – порядок оплаты: с максимально возможной отсрочкой платежа или платежом по факту.

Генеральный директор                                  Сторожейко                                       С.С. Сторожейко

С приказом ознакомлен:

Сиволапов М.В.                Сиволапов          01.04.2013

Пример 2

Докладная записка

ООО «Вектор-Север»Отдел снабжения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от Сиволапова М.В.О поставщике ГСМГенеральному директоруСторожейко С.С.

   В соответствии с приказом от 01 апреля 2013 г. № 45 отделом снабжения проведено исследование рынка ГСМ. Установлено, что установленным критериям соответствуют следующие компании:

      1. Общество с ограниченной ответственностью «Топливная компания “Северо-Запад”» (ул. Ключевая, д. 18, оф. 208, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185000).

      2. Общество с ограниченной ответственностью «Петрозаводская Топливная Компания-Сервис» (ул. Боровая, д. 12, стр. 1а, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185013).

      3. Закрытое акционерное общество «Карельская топливная компания» (ул. Чапаева, д. 5, стр. 42, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185007).

      Предложения и возможности поставки указанными компаниями необходимого нам объема ГСМ изучены. В результате определен ряд вопросов, требующих более детальной проработки.

      1. ООО «Топливная компания “Северо-Запад”»:

      – есть возможность получения скидки за объем поставки, и исходя из условий платежа размеры скидки определяются в индивидуальном порядке;

      – в отношении графика поставки предложение контрагента значительно отличается от наших запросов. Заключение договора с данной организацией потребует наличия дополнительных емкостей для хранения на территории организации.

      Обращаю Ваше внимание на то, что требуется дополнительный финансовый анализ возможности заключения договора с данной организацией с учетом значительно меньшей стоимости ГСМ, чем у конкурентов. Прошу поставить соответствующую задачу финансовому управлению.

      2. Общество с ограниченной ответственностью «Петрозаводская Топливная Компания-Сервис»:

      – обсуждение дополнительных гарантий поставки (компания действует на рынке 2,5 года);

      – обсуждение порядка оплаты. Возможно получение отсрочки до 30 дней.

      3. Закрытое акционерное общество «Карельская топливная компания»:

      – стоимость товара определяется исходя из условий платежа, возможно получение дополнительной скидки при наличии дополнительных гарантий оплаты;

      – график поставки. Предложение контрагента отличается от наших запросов. Предложенный нами график готовы обсуждать при условии, что мы возьмем на себя дополнительные издержки по доставке товара.

      Обращаю Ваше внимание на то, что требуется дополнительный финансовый анализ возможности заключения договора с данной организацией. По ряду позиций рост стоимости товара от предельной величины составит от 5 до 10 % при высокой гарантии поставки в срок.

Начальник отдела снабжения                     Сиволапов                                          М.В. Сиволапов

Пример 3

Распоряжение об организации переговоров

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»

(ООО «Вектор-Север»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2013/dokum_peregov/

Как составить протокол встречи [шаблон протокола встречи]

Бланк протокола переговоров образец

Сколько раз вы проводили одно и то же собрание только потому, что никто не запомнил содержание встречи, проведенной неделю назад? Подумайте об этом. Я уверен, что в повестке дня имеется, по крайней мере, один пункт, решение по которому принимается уже месяц. Вас это выводит из себя.

Что, если я скажу вам, что всего этого можно избежать, выполнив несколько простых шагов для составления эффективных протоколов встречи? К таким шагам относятся:

  • Предварительное планирование
  • Составление протокола встречи в реальном времени
  • Ознакомление персонала с протоколом

Давайте определимся с тем, что такое протокол собрания

Само название слегка вводит в заблуждение, поскольку вы не составляете протокол соглашений или свод правил. Честно говоря, никому не нравится читать их, это не входит в ваши дальнейшие планы. Необходимо предоставить три вида основной информации: принятые решения, запланированные действия в перспективе и система отслеживания их выполнения.

Другими словами, протоколы собраний – это ощутимый результат взаимодействия после завершения совещания.

Что следует включить в протокол собрания?

  • Дату и время проведения
  • Имена участников и имена тех, кто не имеет возможности его посетить
  • Решения по каждому пункту повестки дня, например, уже принятые или согласованные последующие действия
  • Согласованные или отклоненные пункты повестки дня
  • Время и дата следующего собрания

Предварительное планирование протокола собрания

Зафиксированный план упростит вашу работу. Все начинается с повестки дня. Правильно составленная повестка дня – уже половина сделанной работы. Почему? Она работает как основа собрания. Ниже приведены некоторые советы по составлению повестки дня, указанные в нашей другой статье.

Как только вы узнаете, о чем пойдет речь, набросайте план проведения собрания, который можно использовать для кратких заметок. Если вы делаете наброски от руки, вам такая схема будет особенно полезной.

Проверьте корректность записи решений, заметок, действий по пунктам. Делайте записи по мере возникновения идей. Так вы обеспечите высокую вероятность фиксации информации.

Тем не менее, не пытайтесь запечатлеть на бумаге все происходящее, так как это приведет к беспорядку и вы можете упустить по-настоящему важные моменты.

Если что-то неясно, лучше попросить разъяснений у ведущего, так как, возможно, и другим непонятны эти пункты. Честно говоря, некорректные записи могут привести к неправильным действиям, а это, безусловно, то, чего следует избегать.

Кроме того, не забывайте отмечать участников по мере их прибывания на собрание. Если вы не знаете всех по именам, просто дождитесь начала собрания, когда каждый должен представить себя.

Еще один момент относительно кратких записей – как быстро вы делаете заметки? Часто ли путаетесь в словах? Делайте аудио или видео запись собрания, чтобы ничего не прошло мимо вас. Не разбираете свой почерк? Извлеките запись и посмотрите, что вы упустили.

Как писать протокол собрания

После того, как вы закончили собрание, надо собрать свои записи и привести их в пригодный вид. Сделайте это по свежим следам. Проверьте полноту информации, но не злоупотребляйте объемом. Например, если на собрании состоялось горячее обсуждение вопроса, отметьте это. Какая была проблема и как она была решена? Думаю, такие обсуждения будут иметь место.

Что касается стиля письма, составляйте короткие, четкие предложения. Они должны быть простыми, легко читаемыми, без сложных слов или больших абзацев.

Предоставьте свои записи на ознакомление сотрудникам

Есть много способов поделиться своими записями с другими. Главное, сделать это как можно быстрее. Так каждый может быстрее приступить к выполнению задач.

Самый легкий способ. Создайте документ Google Docs и поделитесь им с остальной командой. Если вы не любите работать с подобного рода документами, есть масса простых и приятных альтернативных решений.

Являясь любителем записей, я перепробовал много вариантов взаимодействия с другими. Раньше для меня супер-вещью был Evernote. Он реально был крутым. Теперь это – Notion. Простота использования, множество различных опций.

Что может быть лучше? Попробуйте.

Вы хотите проводить продуктивные собрания и встречи?

Так вот. Именно этого вы и добьетесь. Тщательно составленная повестка дня и заметки – это первые и наиболее продуктивные шаги для проведения продуктивной встречи. Помните: у вас всегда должен быть при себе блокнот для важных заметок. Вам все равно придется их переписать. Хотите узнать больше о том, как провести эффективные встречи? Мы поделимся с вами.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d4dae6ff8ea6700b49d51e7/kak-sostavit-protokol-vstrechi-shablon-protokola-vstrechi-5dc8948d4052283fcdc46c83

Протокол встречи

Бланк протокола переговоров образец

«Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» – послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма.

Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч.

И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

Для чего составляется протокол встречи?

Протокол встречи – это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения.

Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия.

Для участников предельно ясное закрепление результатов встречи при прозрачной их формулировке с красивыми «буллет-поинтами» повысит эффективность внутренних бизнес-процессов и откликнется конструктивностью в переговорах.

Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

Что нужно указать в протоколе встречи?

Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.).

В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах).

После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней.

Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи.

Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.

Организация встреч, заседаний, собраний, совещаний, необходима для того, чтобы решить возникшие вопросы.   Для того чтобы фиксировать весь ход встречи и обозначить принятые решения используется протокол.     Протокол встречи   Перед проведением встречи необходимо собрать нужную информацию о поставленном вопросе, определить круг субъектов, которые должны присутствовать. Данных лиц необходимо оповестить о месте и времени встречи, а так же ознакомить с поставленным вопросом всех присутствующих на собрании лиц.   Для того чтобы протокол велся правильно, необходимо заранее назначить лицо, ответственное за его составление. При этом необходимо, чтобы назначенное лицо обладало грамотной письменной речью и быстрой скоростью фиксирования информации. Фиксировать информацию можно как с помощью электронных машин, так и с помощью отражения информации на печатном носителе. Если протокол составляется в электронном виде, то в конце встречи его необходимо распечатать и предоставить всем присутствующим для ознакомления и подписания.   До начала собрания необходимо предоставить секретарю, который ведет протокол, список присутствующих лиц, их должности, проекты решений вопроса от каждого участника или тезисы по вопросу встречи. Данный документ поможет секретарю внести в протокол более точные и полные сведения.     протокола   По общему правилу протокол должен состоять из трех частей: заголовочной, вводной и основной.   В заголовочной части рекомендуется отражать следующие данные: наименование организации (полное и сокращенное); название документа; номер, дату и место составления данного протокола. Датой составления всегда должна быть дата проведения встречи. Во вводной части указывается секретарь встречи и председатель, выбранный из числа членов встречи и повестка дня. Председателем обычно является руководитель организации или начальник структурного подразделения. Далее, в алфавитном порядке, отражаются все присутствующие на встрече лица с указанием их должностей.   В случае если на встрече присутствует большое количество лиц, то они не перечисляются в самом протоколе, а указываются в приложении к нему, которое именуется явочным листом. Рядом с каждой фамилией рекомендуется проставлять подписи каждого пришедшего на встречу лица. В общем протоколе указывается только общее число лиц, явившихся на встречу.   В основной части излагаются: вопросы, которые обсуждались на встрече; выступающие лица с сообщениями, предложениями, докладами (указывается ФИО докладчика, название доклада, короткое изложение основных положений доклада в случае, если ведется полная форма протокола); решения, принятые по поставленному вопросу. Итоговый протокол подписывается секретарем, председательствующим, делается отметка о согласии с протоколом и об ознакомлении с ним всех присутствующих на встрече лиц. Ниже расположен типовой бланк и образец протокола встречи вариант которого можно скачать бесплатно.

Проект:

ТЦ “Солнечный”

Тема встречи:

Итоги управления ТЦ “Солнечный” и существующие проблемы по состоянию на 10/02/18

Приложения:

Дата встречи и место проведения:

10 февраля 2018 года в г. Москва

Протокол составили:

Иванов И.И. и Петров П.П.

Участники:

Должность:

Подписи:

Сидоров С.С. (Си.С.)

Управляющий

Владимиров В.В. (В.В.)

Технический директор

Антонов А.А. (А.А)

Начальник отдела маркетинга

Степанов С.С.

Финансовый директор

Анастасиева А.А.

Юрист

Александрова А.А.

Начальник отдела аренды

Рассылка:

Участникам

Михайлову М.М., Николаеву Н.Н.

Татьяниновой Т.Т., Константинову К.К.

Повестка:

Результаты новогодних продаж арендаторов

Доходность арендаторов

Арендаторы с неудовлетворительными показателями и предлагаемые в отношении них меры

Маркетинговый план на февраль и март

Собираемость арендной платы

Устранение протечек

Организация парковки

Вопросы требующие решения

             Действия

No.

Ответственный

Срок исполнения

Результаты новогодних продаж арендаторов

В целом результаты положительные. На следующий год необходимо организовать партнерскую программу с арендаторами. Продумать предложения

1

А.А.

06/07/18

Доходность арендаторов

Разработать мероприятия по увеличению доходности

2

СиС

Источник: https://formadoc.ru/entity/others/protokol-vstrechi/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.