Как оформить ознакомление с приказом

Содержание

Ознакомление под роспись: как оформить?

Как оформить ознакомление с приказом

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.

Бусидо

В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей – ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют.

Ознакомить работников с документами под роспись – одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая. Вне зависимости от настроения и степени загруженности мы можем часами отыскивать нужных работников, чтобы объяснять, вручать и брать «автографы».

Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны:

1. Своевременное исполнение поручений руководства. Сотрудник, которому дано поручение, должен знать об этом, в противном случае поручение останется не выполненным.

2. Исполнение требований трудового законодательства, в случае ненадлежащего исполнения которых документ теряет силу или организации грозит штраф.

3. Упорядочение определенных организационных и производственных процессов.

Далее рассмотрим, как оформляется отметка об ознакомлении в различных видах документов.

ПРИКАЗ

Приказ – это важнейший распорядительный документ, с помощью которого регулируются все аспекты деятельности организации. Выделяют три вида приказов:

1) по личному составу;

2) по административно-хозяйственной деятельности;

3) по основной деятельности.

Отметка об ознакомлении в приказах по личному составу

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.

Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.

Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.

Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:

•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);

•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);

•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);

•приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);

•приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);

•приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).

Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.

В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).

Этот вариант, очевидно, имеет в своей основе вид унифицированных форм, где отметки об ознакомлении располагаются именно внизу документа.

Основное неудобство этого варианта в том, что из-за дефицита места годится только для приказов без отметок о приложении, без согласования, и с которыми нужно ознакомить от одного до трех работников.

Особое внимание уделяйте ознакомлению работников с приказами о взысканиях. Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст.

193 устанавливает четкие сроки ознакомления с подобными приказами: «Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт».

Акт об отказе работника ознакомиться с приказом должен содержать следующую информацию (Пример 4):

•наименование документа;

•место составления;

•дату составления;

•должность, Ф.И.О. работника;

•наименование организации-работодателя;

•должности, Ф.И.О. работников, засвидетельствовавших факт отказа (не менее двух, но, как правило, трех);

•номер и дату приказа, с которым отказывается знакомиться работник;

•личные подписи свидетелей.

Назначение акта: зафиксировать отказ от подписи. Это позволит работодателю доказать в суде соблюдение требований ТК РФ.

При этом роспись работника типа «С решением не согласен. Малахов. 20.01.2017» подтверждает факт ознакомления с документом. То есть работник внимательно прочитал, обдумал и даже не согласен. Но подпись его у вас будет, а это главное.

Отметка об ознакомлении с приказами по основной или административно-хозяйственной деятельности

Отметка об ознакомлении с такими приказами оформляется так же, как и в приказах по личному составу. Знакомить с приказом под роспись надлежит всех фигурантов – лиц, которые в нем упомянуты.

Если с приказом следует ознакомить лиц, которые согласовывали проект этого приказа и в документе проставлены соответствующие визы, вносить этих работников в список ознакомления не нужно. Однако это необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. В противном случае согласующих лиц нужно ознакомить с приказом на общих основаниях.

*Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Л.А. Назарова, специалист по документационному обеспечению

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2017/oformit_oznakomlenie/

Ознакомление с приказом

Как оформить ознакомление с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с приказом .docСкачать образец листа ознакомления с приказом .doc

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

  • о назначении на должность;
  • о проведении аттестации сотрудников;
  • о переводе на другую работу;
  • об отпуске;
  • об индексации заработной платы;
  • о возложении обязанностей и т.д.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

>Лист ознакомления с приказом: инструкция и образец

Лист ознакомления с приказом: когда и зачем издают?

В соответствии с Трудовым законодательством руководитель предприятия обязан довести информацию, которая содержится в локальном нормативном документе, до каждого работника, которого так или иначе коснется приказ. Это нужно для своевременного исполнения содержащихся в этом документе распоряжений. Не менее важно получить подтверждение, которое будет означать, что все заинтересованные лица ознакомились с локальным актом.

Если речь идет об одном или двух-трех сотрудниках, то свои подписи они оставляют непосредственно на листе с приказом. Но как быть, если распоряжение касается большого количества людей?

С этой целью разрабатывается отдельный лист ознакомления с приказом – его образец издается в одном экземпляре.

Документ позволяет письменно зафиксировать тот факт, что человек прочитал приказ, ему понятно его содержание и самое главное – он с ним согласен.

Подобная процедура необходима в том случае, если распоряжение касается большого количества сотрудников, например, при издании приказа по технике безопасности или по назначению смен.

С примерами бланков и правилами их заполнения вы сможете подробно познакомиться здесь: Бланки и образцы документов, инструкция по их заполнению и скриншоты образцов.

Зачем нужна подпись работника?

Трудовые взаимоотношения работодателя и работника опираются на законодательную базу. При этом устные договоренности никакой юридической силы не имеют. Для руководителя лист ознакомления с приказом – доказательство того, что с распоряжением, как того и требует закон, были своевременно ознакомлены все заинтересованные лица.

Такой документ может пригодиться при разрешении трудовых споров. Образец приказа с ознакомлением под роспись вправе затребовать представители трудовой инспекции. Отсутствие автографа будет квалифицироваться как факт того, что конкретный сотрудник не был проинформирован о распоряжении. Нерадивый работник может воспользоваться этим и уклониться от исполнения приказа.

И напротив, если в листе ознакомления с положением есть образец подписи работника, тому не удастся объяснить причину невыполнения необходимых действий незнанием текста приказа.

Не знаете, как составить приказ с соблюдением всех законодательных норм? Читайте статью Форма Т-1 и Т-1а. Приказ о приеме на работу. Правила заполнения.

Важные нюансы:

  1. Проставляя подпись, сотрудник должен точно указать дату – это поможет доказать, что ознакомление с распоряжением произошло своевременно.
  2. Если в момент подписания приказа работник отсутствует, например, находится на больничном, приложение к приказу об ознакомлении с документами надо дать подписать ему в первый день возвращения.
  3. В списке, который фигурирует в листе ознакомления с приказом, должны быть подписи всех заинтересованных сотрудников. Подделывать чью-то подпись недопустимо – это грозит уголовной ответственностью.
  4. Если кто-то из персонала отказывается поставить свой автограф, нужно составить соответствующий акт. Помимо руководителя в нем должны расписаться два свидетеля.

Унифицированная форма бланка ознакомления с приказом отсутствует. Поэтому у работодателей есть право разработать свою версию документа. По сути, это просто таблица, количество горизонтальных столбцов в которой соответствует числу работников, для которых обязательно ознакомление с приказом под роспись – образец каждой из них необходимо проставить напротив соответствующей фамилии.

Формат листа ознакомления схож с графиком отпусков (образец ниже).

Если штат на предприятии большой, а ознакомить с приказом нужно практически всех, может потребоваться несколько листов: их нужно скрепить вместе, пронумеровав каждый из них.

Вертикальные столбцы должны включать все необходимые реквизиты:

  • порядковый номер работника,
  • ФИО сотрудника,
  • его должность,
  • при необходимости – название подразделения, в котором он работает,
  • дату ознакомления с распоряжением,
  • подпись сотрудника.

Допустим и вариант всего из двух столбцов: в первом указываются ФИО работника, во втором каждый сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», под записью – роспись и дата, образец такого документа ниже:

Лист ознакомления с приказом №43 «О технике безопасности при работе на высоте»

Приказ доведёнФИО, подпись
С приказом ознакомленОгарков С. П.
С приказом ознакомленТарасенко В. Т.
С приказом ознакомленВавилова С. Л.
С приказом ознакомленКомаров А. Е.
С приказом ознакомленПротасов П. Е.

В шапке документа необходимо указать:

  • полное название организации,
  • название нормативного документа,
  • номер и краткую суть распоряжения,
  • дату издания приказа.

Задачи по составлению листа ознакомления с приказом и его заполнению обычно возлагают на кадрового специалиста — штатного или на аутсорсе.

Документ распечатывают в одном экземпляре на листе формата А4, при желании можно использовать фирменный бланк организации. Допускается заполнение как на компьютере, так и от руки. Главное условие – все подписи должны быть оригинальными.

Заверять документ печатью нет необходимости. Заключительная часть – регистрация документа в Журнале учета внутренних актов.

Источник: https://prioritetspb.ru/2019/12/oznakomlenie-s-prikazom/

пример листа ознакомления с приказом

Как оформить ознакомление с приказом

Правовое значение ознакомления работника с действующей в организации работодателя системой локальных нормативных актов и коллективным договором заключается в том, что тем самым работник соглашается на работу в условиях, устанавливаемых этими актами. В противном случае стороны установят своим соглашением иное правило, которое будет составлять условие трудового договора.

  1. Кадровое делопроизводство
  2. Правила внутреннего трудового распорядка
  3. Темы:
  4. Приказы

Для того, чтобы приказ руководителя имел законную силу для исполнения, сотрудники должны быть с ним ознакомлены.

В некоторых случаях ознакомление должно быть подтверждено подписями сотрудников, которые являются фигурантами этого документа. Сегодня в статье мы разберемся, каким способом можно собрать подписи под приказ, как оформить листок ознакомления, с какими документами нужно ознакомлять работников под роспись.

Образец листа ознакомления с приказом – о дисциплинарном взыскании, под роспись, ТК РФ

В ряде случаев для увольнения, а также при выполнении иных юридически важных действий, обязательно требуется составить специальный приказ. При этом сам подписант должен быть с ним ознакомлен под подпись. Данный момент фиксируется соответствующим образом – важно соблюдать законность выполняемой процедуры.

Общие положения

Граждане РФ имеют право на оформление своих взаимоотношений с работодателем соответствующим образом – в рамках Трудового кодекса. Подразумевается формирование специального соглашения, которое имеет определенный формат. Важно отметить, что стандартный договор не определен законодательством. Различные компании имеют право самостоятельно формировать его.

Помимо такового соглашения существует много иных документов, с которыми простой работник обязательно должен быть ознакомлен. Это график отпусков, работы, табель учета рабочего времени, выплата заработной платы (квитанция) и многие другие.

Со всеми таковыми нужно будет внимательно разобраться. И помнить, что ознакомление может быть осуществлено только под подпись. Форма листа ознакомления, в которой сотрудник и ставит свою подпись, может быть разработана самостоятельно.

Лист ознакомления с приказом

Что это такое

Необходимо отметить, что использование различных приказов, которые касаются непосредственно работника, 99% случаев из 100% могут быть выполнены только после того, как он ознакомился с ним. Причем таковое ознакомление должно быть осуществлено в режиме реального времени и в письменной формате.

Существует широкий перечень различных видов приказов. Все они позволяют разрешить какие-либо задачи.

К основным таковым относится в первую очередь:

  1. Увольнение или прием на работу.
  2. Отправка в отпуск.
  3. Назначение премии, лишение таковой.
  4. Другое.

Причем перечень задач, которые могут быть решены при помощи приказов, достаточно велик. Лишь только увольнение по инициативе работодателя не требует от простого работника согласия. В таком случае приказ составляется и исполняется вне зависимости от того, желает ли простой сотрудник уволиться или же нет.

Существуют следующие виды документов:

  • по основному виду деятельности;
  • по административной, хозяйственной части;
  • по личному составу.

Именно документы, которые касаются личного состава, должны быть в обязательном порядке распределены соответствующим образом. В противном случае будет фактически невозможно решить какие-либо задачи касающиеся рабочей деятельности.

На кого распространяется

Как правило, при формировании приказа принимают участие следующие граждане:

  1. Отдел кадров.
  2. Исполнительный директор.
  3. Непосредственный начальник работника.
  4. Главный бухгалтер.

Помимо обозначенных выше также могут требоваться какие-либо дополнительные рецензии. Но чаще всего решающим фактором является голос исполнительного директора или же ВРИО. В качестве подписанты выступает работник, права или обязанности которого затрагиваются. Данный момент нужно отдельно будет проработать. Так как только так можно не допустить ошибок.

Стоит заметить, что нарушение прав официально трудоустроенных сотрудников может стать причиной серьезных неприятностей. Причем не только для юридического лица в целом, но и для должностного. Может быть назначен серьезных штраф. В масштабах организации – до нескольких сотен тысяч рублей. При этом на должностное лицо также налагается определенной величины взыскание.

Образец листа ознакомления с приказом можно скачать тут.

Прежде, чем приступать к формированию подобных документов, важно внимательно изучить все законодательные нормативы.

Только так можно будет избежать сложностей, проблем. Большая часть таковых – как раз следствие банального непонимания базовых терминов, законов.

Если гражданин считает, что права его нарушены каким-либо образом, то ему следует обратиться в трудовую инспекцию.

https://www..com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Но подобный орган позволит разрешить ситуацию только лишь в случае, когда сам факт нарушения очевидный, не поддается сомнению. Во всех остальных случаях разрешить спорный момент нужно через суд. Важно помнить, что подобные разбирательства занимают много времени, а также требуют затрат. Потому по возможности стоит пытаться решить все в досудебном порядке.

Только в крайнем случае обращаться в судебные органы. Но нужно отметить, что алгоритм таковой имеет свои тонкости. Самостоятельно составить иск, особенно в трудовом праве, не так уж просто. Именно поэтому при необходимости стоит просто обратиться к грамотным юристам. Только так можно не допустить стандартных ошибок при обращении в государственные судебные инстанции.

Особенности заполнения

Процесс заполнения имеет большое количество особенностей и тонкостей. Со всеми ними нужно будет заранее ознакомиться. Особенно если это ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании. Срок такового будет отличаться в зависимости от целого ряда самых разных факторов. Со всеми ними лучше всего заранее ознакомиться.

К основным тонкостям, проработать которые лучше всего прежде, чем будет иметь место оформление, относится в первую очередь следующее:

  • когда требуется документ;
  • структура бланка;
  • порядок оформления;
  • важные нюансы;
  • чем регулируется.

Когда требуется документ

Наличие такового документа требуется во многих случаях. Фактически всегда, когда имеет место приказ и в нем фигурирует фамилия и личные данные самого сотрудника. Причем без подписи об ознакомлении исполнение многих приказов попросту невозможно.

В перечень таковых документов входит:

  • повышение или понижение заработной платы;
  • перевод на другую должность;
  • назначение времени отпуска;
  • трудовой распорядок;
  • внесение изменений во внутренние документы:— должностная инструкция;— трудовое соглашение;— иное.

Причем во всех случаях имеется обширный ряд тонкостей. Потому прежде, чем осуществить какое-либо действие, нужно изучить нормы законодательства. Только так возможно не допустить стандартных ошибок, проблем. Со всеми ними нужно будет внимательно ознакомиться предварительно. Только так можно не допустить нарушений, которые приведут к повышенному вниманию трудовой инспекции.

Особенно внимательным следует быть в случае, когда в качестве работников выступают не достигшие совершеннолетия или же беременные женщины, иные граждане. В таком случае лучше быть особенно внимательным. Так как данные категории физических лиц находятся под особых контролем государственных органов – их права являются более приоритетными, чем работодателя или же иных лиц.

Отдельной категорией являются инвалиды. В ряде случаев для данной категории граждан предполагается необходимость наличия особых условий. Потому прежде, чем осуществлять прием на работу, важно внимательно ознакомиться с тем, какие именно условия труда должны иметь место.

Это позволит избежать многих сложностей и трудностей уже в процессе оформления самого приказа.

Так как даже если сотрудник с ним ознакомился, но при этом текст документа нарушает его права каким-либо образом, то документ данный будет считаться недействительным. Данный момент нужно заранее проработать.

В некоторых случаях, если свершенное работодателем нарушение особенно серьезно, возможно в том числе и уголовная ответственность.

Структура бланка

Структура документа может быть разработана работодателем самостоятельно. При этом лист обязательно включает в себя ряд позиций.

Источник: https://xn----7sbfy1aawk.xn--p1ai/nalogi/oznakomitelnyj-list-k-prikazu-2.html

Лист ознакомления к приказу по новому гост образец

Как оформить ознакомление с приказом

Что такое лист ознакомления с приказом? Приказы являются значимыми нормативными актами компании, на основании которых вносятся разные изменения в процесс работы сотрудников предприятия. Поэтому с определенными приказами работники должны знакомиться под роспись.

Для этого подпись может ставиться непосредственно на приказе. Если требуется ознакомить с документом большое количество сотрудников, то используется для этого лист ознакомления.

Когда нужен документ

Применяется листок, подтверждающий, что работники были ознакомлены с приказом, только при необходимости получения подписи от многих граждан. Например, если распоряжение относится к крупному отделу или значительной группы сотрудников.

Листок ознакомления выступает приложением к приказу.

Если между руководителем компании и работниками в будущем возникнут какие-либо трудовые споры, то именно данный документ выступает доказательством, что были выполнены работодателем все требования законодательства.

Листок может передаваться для изучения в трудовую инспекцию или суд. Поэтому руководство предприятия должно заботиться о своевременном сборе подписей всех сотрудников.

Для этого выбираются работники, упомянутые в приказе. Если по разным основаниям граждане отсутствуют на работе, то надо дождаться их возвращения, после чего они ставят подпись на документе.

Что будет, если лист не подписан

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и интересные материалы на наш интернет-журнал ФБМ, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Если работодатель не сможет доказать, что работник фирмы был оповещен о содержании какого-либо приказа, то это может привести в будущем к негативным последствиям для руководителя фирмы.

Распоряжения могут легко оспариваться в суде или отменяться трудовой инспекцией. Нередко сами сотрудники отказываются от подписания листка ознакомления с содержанием приказа.

Как оформить, то что работник ознакомлен с приказом? Ответ в видео:

: Как играть на ставках?

В этом случае руководитель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности или вовсе принудительно уволить. Но это возможно только при отсутствии веских оснований у сотрудника, так как если приказ нарушает требования законодательства, то гражданин может отказаться от его подписания.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Документооборот – понятие обширное, порой он скрывает в себе такие требования, о которых даже не догадываются самые опытные делопроизводители и специалисты по кадрам. Например, есть такая форма, как журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Скорее всего, большинство небольших организаций обходятся без этого документа, однако по требованиям Трудового кодекса нужно знакомить работников с внутренними нормативными актами, а значит, нужно это как-то оформлять.

В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой журнал и как его правильно заполнять.

Нормами статьи 68 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить работников со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью.

Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства.

Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

  • оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам и иным документам;
  • ставить росписи непосредственно на ЛНА;
  • завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе.

А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро.

Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы, для подписей (что неудобно), либо создают журнал ознакомления работников с ЛНА.

При этом в большой организации с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов.

Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в таком документе быть не должно. Например, он может выглядеть так:

Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на тутульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.

Структура журнала и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать:

  • данные работника (ФИО);
  • должность и отдел в организации;
  • дату визирования (при необходимости — время);
  • личную подпись каждого работника.

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения.

Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами.

Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.

2010 N 558, в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения.

Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:

  • Положения о структурных подразделениях организации;
  • Положения об оплате труда.

Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.

Бланк журнала

Источник: https://ppt.ru/forms/dokumetooborot/loc-journal

Правила ознакомления работников с приказом

Приказ представлен официальным распоряжением руководителя компании.

К правилам его составления относится:

  • оформляется исключительно в письменной форме;
  • содержит основные сведения о вносимых изменениях в работу сотрудников;
  • может относиться к разным сферам работы компании;
  • формируется от лица руководителя фирмы;
  • в него могут вноситься изменения;
  • не допускается, чтобы в документе нарушались требования законодательства или права работников.

Все работники обязательно должны знакомиться с содержанием данного приказа, если документ имеет отношение к их работе. Если оповещается несколько сотрудников, то они могут ставить свою подпись непосредственно на распоряжении.

Дополнительно работодатель может пользоваться листком ознакомления. Необходимость ознакомления работников с содержанием распоряжения обусловлено требованиям законодательства.

Наличие подписи подтверждает, что работодатель выполнил все требования закона.

Когда ставится подпись

Сразу после издания приказа директор предприятия должен предъявить его для изучения лицам, к которым относится данное распоряжение. Если рассчитан документ на неопределенное количество работников, то ознакомить с ним нужно весь штат.

Обычно секретарь назначается исполнителем данного процесса, поэтому им формируется лист ознакомления, подписываемый всеми работниками предприятия. Руководитель должен убедиться, что на документе имеются все нужные подписи.

Нюансы ознакомления

Работодатели должны передавать для изучения приказ сразу после издания. Обычно это выполняется непосредственно в день его составления или в течение ближайших нескольких дней.

Предельная дата может указываться непосредственно в тексте распоряжения. Подпись работниками должна ставиться до того момента, когда вносимые изменения начнут применяться в компании.

Кем составляется лист ознакомления с приказом

Ответственное лицо, в обязанности которого входит составление и заполнение листка ознакомления, назначается путем издания соответствующего приказа руководителем компании. Обычно для этого выбирается специалист из отдела кадров или секретарь.

: Открытие фирмы по ремонту и обслуживанию оргтехники

Обязательно в должностную инструкцию выбранного специалиста вносятся сведения о данной функции.

Лист ознакомления с приказом: образец заполнения и необходимые реквизиты

Такого определения, как лист ознакомления с приказом, образец которого часто можно встретить в кадровой работе, нет ни в одном законодательном акте. Тем не менее, им пользуется практически каждая организация, имеющая в своем штате наемных работников.

Зачем знакомить работников с приказами

Законодательство обязывает работодателя знакомить работников со всеми локально-нормативными актами, которые непосредственно их касаются. Все это в полной мере относится и к распорядительной документации.

Факт доведения информации до людей должен подтверждаться росписью работника, также важна дата, когда информацию довели до сведения сотрудника, поскольку законодательство регламентирует сроки, в которые работодатель должен это сделать. В качестве примера можно привести следующие сроки:

  • 3 дня дается работодателю, чтобы ознакомить человека с информацией о наложении на него дисциплинарного наказания;
  • За 2 месяца и более работодатель должен предупредить сотрудников об изменениях основных условий трудового договора, например графика работы.

В большинстве случаев для этого используют отдельный документ, на котором все сотрудники ставят свою подпись.

Способы довести информацию

Поскольку законодательство не регламентирует, как именно информация доводится до людей, то работодатель сам выбирает способ это сделать.

В основном применяются два способа:

  1. Простановка росписи на самом документе, на лицевой или оборотной стороне. Этот способ применяют, когда нужно ознакомить 1-2 человек или была использована унифицированная форма, в которой предусмотрено место для подписи;
  2. Во всех остальных случаях гораздо удобнее это сделать на отдельном документе, который затем вшивается в книгу приказов, вместе с оригиналом.

Способы доведения информации до сотрудников не ограничиваются двумя вышеперечисленными, компания может разработать свой способ.

Какие сведения необходимо указывать

Для того чтобы факт знакомства работника с приказом имел юридическую силу необходимо включить в лист следующую информацию:

  • Реквизиты и наименование документа, с которым знакомятся работники;
  • ФИО и должность человека, поставившего подпись;
  • Непосредственно подписи ознакомившегося;
  • Дата ознакомления.

Это основные сведения, которые указывают, что конкретный работник ознакомился с новой информацией в установленный срок.

Источник: https://k-nt.ru/kadry-i-zarplata/oznakomit-s-prikazom-vseh-lic-kasayushchihsya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.