Концовка письма с уважением

Разберёмся, как закончить письмо личное, деловое, поздравительное

Концовка письма с уважением

Общение – это одна из основных потребностей человека, наряду со сном и едой. У современных людей есть несколько доступных и эффективных способов побеседовать с друзьями и родственниками, коллегами и деловыми партнёрами. К ним относится общение вживую, сотовая связь и интернет.

Последние два способа появились сравнительно недавно. Долгое время общаться на расстоянии можно было только с помощью посланий. Они писались от руки и отправлялись по почте. Данный вид общения сохранился и сегодня. Однако на смену рукописным пришли электронные письма.

Дадим определение

Слово «письмо» имеет несколько значений.

Во-первых, это система письменных знаков, которая необходима для фиксации устной речи.

Пример: Учёные расшифровали древнее письмо индейцев майя.

Во-вторых, это внешний вид нанесённого на бумагу текста информационного характера.

Пример: Ученики спросили своего учителя о том, как закончить письмо в соответствии с принятыми в русском языке нормами.

В-третьих, рукописный или электронный текст, который содержит предназначенную для адресанта информацию.

Пример: Письмо из дома с важными известиями от отца было получено через неделю после его отправки.

Как закончить письмо и как его начать? Эти вопросы задают себе все люди, независимо от того, какое послание они составляют: электронное или рукописное. В этой статье нам предстоит дать ответ на первый из них.

Виды писем

Перед тем как говорить о том, как лучше закончить письмо, стоит разобраться в его видах. От этого зависит общий тон и используемые выражения. Итак, послания могут быть:

  • деловыми;
  • личными;
  • поздравительными.

Деловым письмом принято называть такой вид документации, который служит средством обмена информацией между разными организациями и учреждениями. Также он может носить название «официальная переписка». Некоторые виды писем, которые относятся к данной категории, требуют ответа (например, прошения, обращения, запросы), другие – нет (например, предупреждения, напоминания, утверждения).

Письмо, которое пишется одним частным лицом и адресовано другому, называется личным.

Письма, которые имеют целью поздравить неофициальное лицо, организацию или учреждение с каким-либо радостным событием или достижением, принято называть поздравительными.

Ниже мы разберёмся, как правильно закончить письмо в зависимости от его вида и назначения.

Независимо от вида, все письма имеют примерно одинаковую структуру. Стоит обратить внимание, что первые два пункта характерны только для официальной переписки.

  1. Адрес отправителя.
  2. Дата.
  3. Приветствие.
  4. Текст, содержащий основную информацию.
  5. Заключительные фразы.
  6. Постскриптум.

Деловая переписка

К написанию данного вида переписки следует относиться с особым вниманием, поскольку допущенные отправителем орфографические, пунктуационные или стилистические ошибки способны отрицательно сказаться на имидже компании или учреждения, которое он представляет.

При составлении предложений следует отдавать предпочтение простым предложениям и избегать большого числа осложняющих конструкций. Общий тон должен быть уважительным.

Главное, суть письма должна раскрываться в его окончании, поскольку люди больше обращают внимание именно на этот фрагмент текста.

Как закончить письмо, имеющее статус официального? Наиболее удачными завершающими фразами являются:

  • Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
  • Надеюсь на продолжение сотрудничества.
  • Спасибо, что уделили внимание.
  • С уважением, Иванов Иван Иванович.
  • С почтением, Иванов Иван Иванович.

Как красиво закончить письмо частному лицу

Данный вид переписки не требует от составителя повышенного внимания. Однако в процессе написания человеку всё равно не следует забывать про грамотность. В этом отношении гораздо проще писать электронные письма, поскольку обнаруженные ошибки легко исправить. В случае с рукописным текстом придётся переписывать готовый текст.

Перед началом процесса необходимо определиться с основным содержанием и реакцией получателя.

Если отправителю важно как можно скорее получить ответ, то в заключительной части лучше сделать соответствующие пометки.

Окончание должно быть логичным завершением всего написанного выше, иначе можно поставить получателя в неловкое положение и заставить его размышлять о том, что отправитель хотел сказать.

Самыми распространёнными фразами, которые используются в конце письма, являются:

  • Твой друг, Пётр.
  • До встречи!
  • Жду ответа.
  • Целую, Мария.
  • Приезжай как можно скорее.
  • Всего наилучшего, твой друг Пётр.

Отправитель может придумать окончание письма самостоятельно. В этом случае оно будет иметь уникальный характер и обязательно понравится получателю.

Отвечая на вопрос о том, как можно закончить письмо-поздравление, нужно обратить внимание на его вид. Если отправителем и получателем выступают официальные лица, то завершающие фразы должны иметь нейтральный характер. В остальных случаях допускается определённая вольность.

Подведём итоги

Вопрос: «Как закончить письмо?» – вполне логичен. Общение по телефону и в социальных сетях строится по законам, отличным от тех, которые приняты во время переписки.

Однако каждому человеку хотя бы один раз в жизни приходится выступать в качестве составителя письма. Поэтому необходимо иметь общие представления о существующих в данной области канонах и правилах. В противном случае первый опыт может стать последним.

А ведь написание письма, его отправка и ожидание ответа от адресанта – волнующий процесс.

Источник: https://FB.ru/article/249640/razber-msya-kak-zakonchit-pismo-lichnoe-delovoe-pozdravitelnoe

Правила оформления подписи для E-mail

Концовка письма с уважением
     Большая и умная книга по Insta-постамТо, что нужно компаниям, личным брендам и копирайтерам

Подпись  в письме — один из ключевых моментов формирования имиджа компании.

Это, по сути, ваша электронная визитка, поэтому оформлять ее следует правильно, учитывая все нюансы деловой переписки и маркетинговых требований.

Умение красиво завершить деловое письмо, мастерство не менее ценное, чем его виртуозно начать.

Как правильно подписывать письма в электронной почте

Правильно подписанное письмо — это максимум информации о каналах взаимодействия с компанией. Важно вызвать доверие и избавить человека от необходимости искать недостающие данные о фирме в других источниках.

 В идеале подпись в E-mail должна включать:

  • Инициалы отправителя, его фотография, должность.
  • Полное название компании; ее логотип.
  • Контакты (email, сайт, телефон и т.д.).
  • Ссылки на соцсети компании и мессенджеры.

Всё нужно указывать с новой строчки. Если пишете номер телефона, то делайте это в формате +N (ххх) ххх-хх-хх. Адрес начинайте с почтового индекса. 

Возможно, человеку нужно будет отправить вам какие-нибудь бумаги. Не забывайте указывать адрес вашей почты в подписи. Да, его можно посмотреть в шапке письма, но при пересылке такая возможность пропадает. 

Пример правильной подписи к письму:

–—

Сергеева Елена Викторовна,

Менеджер отдела продаж,

ООО «Тандем».

Тел. (847)77-77-77

E-mail: kj_ar@mail.ru

(ВК, ОК, ТВИТТЕР)

Несмотря на то, что письмо может быть личным или деловым, все равно важно его структурировать и не допускать ошибок правописания. Цените время читающего, тщательно подбирайте слова. Предложения должны быть короткими и простыми для “сканирования”, чтобы получатель мог сразу ухватить суть текста.

   

Маркетологи обращают внимание, что реклама в подписи часто отталкивает, поэтому акцент (если вы его делаете) должен быть ненавязчивым. 

Как подписывать письма “с уважением”

В рабочей среде часто нужно писать деловые письма, но как сделать это грамотно, проявив достаточно уважения к человеку?

Во-первых, быть вежливым — это не значит извиняться за беспокойство. Тот, кто получает вашу корреспонденцию, априори настроен на изучение информации. 

Не добавляйте в конце письма фразу: «Простите за потраченное на меня время». Низкая самооценка не красит даже спамера, а в деловой переписке тем более не уместна.

Во-вторых, подчеркивать важность человека, для которого подготовлено письмо, нужно аккуратно. Разработайте стандартно-тёплое, но не очень личное пожелание без элементов заискивания.

Правильно: «Хорошего Вам дня! С уважением, Елена Георгиевна»

Неправильно: «Будем сильно рады, если вы обратите внимание на наше предложение, ждем звонка, честь поработать с Вами, Елена Георгина»

Кстати, о том, когда нужно писать “Вы”, а когда “вы” – можно прочитать здесь. 

Старайтесь минимизировать эмоджи-графику и не допускайте панибратства. Подпись должна быть несколько ниже, чем основной текст. Многие почтовые программы позволяют это легко настроить. А значит, ваш «автограф» будет появляться автоматически и сэкономит время.

Как оформлять деловые письма. Общие советы

Самое главное – заполняйте абсолютно все поля. Напишите название и тему, чтобы человек мог сразу узнать, о чём письмо. Хорошим тоном является содержание в электронном адресе настоящих имен и фамилий или названия организации.

Не забывайте начать с приветствия. Самая простая конструкция для этого:  

«Здравствуйте, +Имя». 

Само же письмо разбивайте на абзацы каждые 4-5 предложений (в них, кстати, не больше 15 слов). Перед отправкой просмотрите на предмет орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок.

Как правильно подписывать письма от организации

Очевидно, что писать нужно «мы», а не «я». Обязательно оставлять данные организации, а в отдельных случаях контакты и имя менеджера. 

Если требуется написать письмо от организации, то желательно в подпись включить логотип, контактные данные, телефон, сайт, адрес организации. Выигрышным маркетинговым ходом будет приглашение оценить в социальных сетях новинки каталога и подписаться на группу.

Подпись в письме не только его логическое завершение. Она может помочь заинтересовать клиента, покажет статус компании и ненавязчиво познакомит с новостями компании в социальных группах, если клиент пока еще мало знает о вас.

Источник: https://petr-panda.ru/kak-podpisyvat-e-mail-pisma/

Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха

Концовка письма с уважением

Как повысить действенность и активность финала?

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

Посмотрите сами:

СОВЕТ.

Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!

Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.

Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?».

В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

Специфические ситуации.

Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.

Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?

В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».

Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».

Варианты финалов с указанием на последующее действие:

«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».

«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».

«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».

«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.

Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?

Имиджевая/эмоциональная часть финала.

Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.

ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ).

Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:

• Будем рады сотрудничеству!

• Будем рады сотрудничеству с Вами!

• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!

• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!

• С надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.

• С искренним уважением…

• С уважением…

• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.

• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!

• Хорошего настроения и удачного дня!

• Спасибо за сотрудничество!

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма.

Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма.

Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.

Подтверждение этому – в письме ниже.

Frоm: Иванова Валентина.

Sеnt: Тhursdау, Аugust 26, 2010 7:13 РМ.

То: Николай Петрович.

Subjесt: Вакансия главного бухгалтера.

Добрый вечер, Николай Петрович!

Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.

В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы.

В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.

Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.

Хорошего настроения и удачного дня!

Валентина Иванова.

Руководитель службы персонала.

СОВЕТ.

Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.

Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…».

Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.

Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:

• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание».

• «Спасибо за внимание».

• «Всего доброго!».

• «Всего наилучшего!

• «Удачи!».

Рассмотрим подробнее.

Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание».

Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:

• «Спасибо за сотрудничество!».

• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».

Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;

• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;

• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».

Фраза в финале: «Спасибо за внимание».

При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».

Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.

Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по ТV о прогнозе погоды.).

Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:

1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;

2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).

Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.

Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.

Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.

Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.

Вместо нее лучше использовать фразы:

• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…».

• «Уверены, что эта информация будет полезной при…».

• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…».

Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!».

Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.

Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:

• «Удачного дня!».

• «Хорошего настроения и удачного дня!».

• «С самыми наилучшими пожеланиями…».

• «С искренними пожеланиями…».

Фраза в финале: «Удачи!».

Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.

1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.

2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).

Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.

Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.

Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.

Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.

А со следующим нам предстоит разобраться.

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.

5. Характер предложения (объем и структура).

Пойдем по порядку.

Источник: https://ur-consul.ru/Bibli/Dyelovaya-e-mail-pyeryepiska-Pyatjj-pravil-uspyekha.14.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.