Шаблон протокола совещания в word

Содержание

Подготовка совещаний и оформление протокола

Шаблон протокола совещания в word

Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением ­вариаций их оформления и образцами целых документов.

О каком протоколе пойдет речь?

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

  • и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
  • и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит.

Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться.

Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

  • регламента работы;
  • плана работы на ближайший год;
  • собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.

), который относится к категории специалистов или руководителей.

Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа.

Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек.

Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

Пример 1

Пример 2

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики.

Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров.

Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13).

Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума).

Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • вид документа (ПРОТОКОЛ);
  • номер и дату;
  • место составления протокола;
  • заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Пример 3

Открытое акционерное общество Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»

(ОАО Агентство «Роспечать»)

Пример 4

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

Пример 5

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Воронежский политехнический университет

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Пример 6

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/34972-podgotovka-soveshchaniy-i-oformlenie-protokola/

Как правильно вести протокол собрания

Шаблон протокола совещания в word

Протокол собрания — это документ, в котором отражаются все события, происходящие во время совещания. Актуален чаще всего для крупных компаний и банков, но применяется и в других сферах деятельности (например, общедомовой сбор жильцов). Не является строго обязательной бумагой.

Этот документ отражает все события, обсуждаемые вопросы, принятые решения и другие важные моменты любого совещания. С такой бумагой проще оформлять постановления руководства или собрания, контролировать их выполнение и так далее.

Руководство компании принимает решение самостоятельно, требуется ли вести такие записи, и если да, то в каких условиях и что в них отражается. Самый простой вариант — записи о теме и базовых решениях, которые приняты во время обсуждения проблемы.

Сложнее — заметки о том, что, когда и по какому поводу говорит тот или иной работник компании.

Основная функция такой бумаги — регистрация в письменном виде всех коллегиально принятых решений.

В большинстве крупных фирм записи ведутся только тогда, когда обсуждаются глобальные вопросы, способные оказать серьезное влияние на будущее всей организации или отдельных ее структурных подразделений.

Кто его оформляет

Учитывая тот факт, что не каждый сотрудник фирмы понимает, как вести протокол совещания, обычно для этого выбирают человека, одной из должностных обязанностей которого является составление таких бумаг. Чаще всего это секретарь, но это необязательное требование. Руководство вправе возложить эти обязанности на любого работника, который:

  • грамотно и быстро пишет;
  • способен выделять главное;
  • умеет работать с бумагами.

Что в нем писать

Важно понимать, как составить протокол собрания так, чтобы документ отражал все главные моменты, и при этом не перегружать его ненужной информацией. Строгой формы, закрепленной законодательно, не существует, поэтому каждая фирма разрабатывает собственный вариант. Усредненный образец обычно включает в себя следующие элементы:

  • номер;
  • дата составления;
  • название компании;
  • город;
  • список участников (Ф. И. О. и должности);
  • отдельное уточнение о председателе и секретаре;
  • повестка дня (какие вопросы будут обсуждаться);
  • проведение ания (если предполагается);
  • достигнутые результаты.

Предлагаем образец, как оформить протокол собрания (можно использовать в работе):

ООО_________________________ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ № ____г. ________ «___» _______________ 20____ г.Председатель —Секретарь —Повестка дня:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Голосование_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Решение_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Председатель _______________________ /____________________/Секретарь _______________________ /____________________/

Если это требуется, к записям прилагают документы, фотографии и любую другую информацию.

Документ обязан отражать только правдивую информацию. Фальсификация и заведомо ложные данные, внесенные в него, выявляются в процессе проверки контролирующими органами, что влечет за собой серьезные проблемы.

Составленный по всем правилам документ выглядит так:

Источник: https://ppt.ru/forms/protokol/sobranie

Протокол производственного совещания образец заполненный 2021

Шаблон протокола совещания в word

Деловые переговоры, беседы, собрания, дискуссии – все это виды совещательной деятельности организации, которые позволяют достичь результата, направленного на развитие.

Во время совещания ведется документирование его хода, определяются ответственные по ведению протокола, его оформлению и назначаются сроки хранения.

Чтобы все данные были оформлены верно, ответственный сотрудник использует образец формы протокола совещания.

Скачать протокол совещания — образец 2021 в doc

Скачать протокол совещания — образец 2021 в docx

Скачать протокол совещания — образец 2021 в pdf

Когда нужно составлять протокол совещания

Разнообразие целей и задач, стоящих перед сотрудниками предприятия, определяет сроки проведения совещаний, их периодичность и состав заседающих. Чаще всего они касаются:

  • решения текущих проблем;
  • стратегического планирования деятельности;
  • своевременного реагирования на кризисные ситуации и поиска путей выхода из них;
  • способов распределения доходной части;
  • решений по инвестициям;
  • кадровых вопросов и пр.

Решение о протоколировании того или иного заседания принимается непосредственно руководством предприятия или организации. Если принимается решение о том, чтобы вести протокол, образец документа должен присутствовать в списке бумаг делопроизводителя.

Особенности документа

Законодательно образец оформления протокола совещания не определен. Нет единой формы и требований к содержимому документа. Каждая компания вправе создать свой шаблон с использованием бланочной продукции. Более того, каждое подразделение имеет возможность создать форму под свои цели и задачи.

Например, сделать образец протокола совещания у руководителя, протоколы общего собрания, производственного совещания, деловой встречи коммерческого отдела и т.д.
Существует два вида фиксации совещаний: краткий и полный протокол. В первом случае — это оперативные данные регулярных совещаний, на которых поднимаются вопросы текущей деятельности предприятия.

В таких случаях можно использовать образец протокола оперативного совещания.

Во втором — четкая, последовательная, чаще всего дословная фиксация происходящего в процессе встречи или заседания.

Кто составляет протокол

Ответственный за ведение протокола может назначаться приказом руководства или анием непосредственно участниками совещания перед его началом.

С учетом специфики занимаемой должности и достаточной подготовки для ведения протокола, обычно эта функция закрепляется за делопроизводителем ОК, секретарем руководителя, архивным работником.

Однако, в некоторых случаях, например, когда совещание проходит в закрытом режиме, обязанность ведения протокола может возлагаться на одного из присутствующих, вне зависимости от того, какую должность он занимает.

В случае, когда ответственное за оформление протокола лицо не имеет необходимого опыта, ему предоставляется образец протокола совещания для правильной фиксации событий и корректного составления документа.

Какие данные должны быть в протоколе

Если рассматривать заполненный образец протокола производственного совещания, то можно выделить две основные части: вводную и основную. Вводная должна содержать название предприятия или подразделения, данные председательствующего и секретаря, сведения о присутствующих и приглашенных лицах.
В основную часть протокола вносятся:

  • список рассматриваемых вопросов (повестка дня);общий ход обсуждения;
  • текст основного доклада (если таковой предусмотрен);
  • фамилии, должности и тексты выступлений сотрудников;
  • процесс согласования и принятия решений по ходу мероприятия, в т.ч. итоги ания по каждому из них.

Протокол подписывается председателем (зачастую им выступает руководитель организации) и секретарем совещания.

Здесь же в конце документа формируется список приложений, если они рассматривались по ходу обсуждения и влияли на принятие решений: упоминается название материалов, количество страниц, отмечается, прилагаются ли к основному документу оригиналы или их копии. Это может быть акт, справка, заключение комиссии и пр.

Как составить протокол: образцы

В интернете можно найти и скачать образец протокола совещания в формате Word, PDF или ТХТ и использовать его для разработки собственного бланка.

В кратком протоколе достаточно перечислить всех, кто взял слово в формате «ФИО, должность» и тезисами изложить суть вопроса.
Что касается полных протоколов, то помимо стандартной вводной части формы — шапки, основная состоит из отдельных блоков, включающих пункты:

  • заслушаны: ФИО, должность, тема выступления;
  • докладывали;
  • постановили (решили).

Чтобы понять, как правильно вести протокол, можно найти не только форму бланка, но и примеры его заполнения. Нельзя не упомянуть и о том, что многие предприятия используют в качестве протокола совещаний аудио- и видеофиксацию.

Правила хранения документа

Образец протокола рабочего совещания может находиться у делопроизводителя или в канцелярии, а вот документы, оформленные должным образом, согласно действующим нормам, должны храниться в организации постоянно. Эта норма касается протоколов:

  • советов, дирекции, правления, т.е. коллегиальных органов;
  • научных и методических органов, экспертных и консультативных структур (комитеты, комиссии, советы);
  • совещаний руководителя;
  • заседаний трудовых коллективов;
  • общих собраний акционеров и пайщиков.

Исключение — документы, составленные в процессе совещаний, проводимых структурными подразделениями организации, учреждения, компании или предприятия. Эти бумаги хранятся пять лет.

Скачать протокол совещания — образец 2021 в doc

Скачать протокол совещания — образец 2021 в docx

Скачать протокол совещания — образец 2021 в pdf

Источник: https://obrazec-dogovora.ru/protocol/protokol-soveshaniya-obrazec.html

Бесплатные шаблоны протокола собрания в Microsoft Word

Шаблон протокола совещания в word

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet Get a Free Smartsheet Demo

Протоколы собрания позволяют вести учёт всех процедурных действий, будь то корпоративное собрание, собрание правления неправительственной организации или неформальное собрание комитета.

Эффективное и быстрое составление протокола собрания позволит вам держать все собрания под контролем и без труда предоставлять краткую сводку тем, кто не смог присутствовать на нём. Чтобы упростить процесс ведения протокола собрания, просто воспользуйтесь заранее отформатированным для ваших нужд шаблоном.

 
Ниже вы найдёте комплексную подборку бесплатных шаблонов протоколов собрания для Word. Можно выбрать шаблон официального или неофициального протокола, протокола корпоративного собрания или собрания правления вашей организации, а также простой или детализированный шаблон.

Эти шаблоны просты в использовании, могут быть сохранены и преобразованы в формат PDF. Мы также расскажем вам, как создать шаблон протокола собрания в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц.

Какова бы ни была цель проведения собрания, будь то разработка внутренних правил и политик для крупной организации или распределение обязанностей между сотрудниками, наличие точного и структурированного протокола собрания всегда является большим плюсом.

Протокол позволяет вести учёт одобренных ходатайств и содержит сведения о лицах, ответственных за их воплощение в жизнь.

Ведение протокола во время самого собрания может показаться сложной задачей, но следование указанным ниже рекомендациям значительно упростит весь процесс. 

  • Планируйте вашу повестку дня. Создайте схематичный план всех ваших задач и укажите время, отведённое для каждой из них.
  • Обновите свои знания положений “Правил парламентской процедуры” Генри М. Роберта. Если вы следуете формальной процедуре проведения собрания, вам подойдёт шаблон протокола собрания, включающий в себя последовательность шагов, закреплённую в книге Генри М. Роберта “Правила парламентской процедуры”.
  • Отмечайте присутствующих участников по мере их появления на собрании. Таким образом вы сэкономите время на самом собрании, отметив присутствие участников заранее. Кроме того, отмечайте отсутствующих лиц.
  • Разъясняйте решения. Прежде чем обсуждение перейдёт к следующему пункту повестки дня, убедитесь, что чёткое и ясное решение было принято и запротоколировано. 
  • Записывайте ключевые сведения. Не старайтесь внести в протокол все подробные детали собрания. Ваша цель – убедиться, что все принятые решения, а также назначения ответственных лиц и определение действий к выполнению было запротоколировано. Использование шаблона протокола поможет вам придерживаться схематического плана собрания и вести учёт только важной информации.
  • Редактируйте заметки для простоты понимания. Сразу после собрания просмотрите свои записи; с их помощью вы сможете составить наиболее точный протокол собрания. Используйте официальный тон и будьте краткими, занося в протокол при этом самую важную информацию, например действия или ходатайства. Составляйте краткую сводку для всех комментариев и обсуждений, но избегайте перехода на личности и враждебности. Старайтесь создать профессиональный документ, который будет служить официальной записью происходящего во время собрания.

Этот бесплатный шаблон протокола собрания представляет собой классический схематический план и прост в использовании. По своей структуре он следует рекомендациям “Правил парламентской процедуры” Генри М. Роберта и похож на представленный ниже шаблон официального протокола собрания. 

Загрузить шаблон классического протокола собрания

Этот шаблон официального протокола собрания следует рекомендациям “Правил парламентской процедуры” Генри М. Роберта и включает в себя такие разделы, как “Открытие собрания”, “Участники”, “Отчёты”, “Объявления” и “Ходатайства”, которые были внесены для ания.

После того, как протокол будет одобрен в качестве официальной записи для использования на следующем собрании, секретарь сможет подписать и поставить дату в нижней части протокола.

Этот шаблон содержит основные элементы протокола собрания, но его можно расширять, добавляя дополнительные детали.

Загрузить шаблон официального протокола собрания

Этот шаблон протокола собрания сотрудников позволит вам систематизировать ваши собрания и проводить их вовремя. В шаблоне есть место для подробного отображения повестки дня собрания. Кроме того, для каждого элемента повестки дня можно указать временные рамки.

Вопросы, возникшие во время предыдущих мероприятий, могут быть решены вместе с новыми задачами повестки дня и обсуждением информации об обучении сотрудников. Вы также можете указать, какие сотрудники присутствовали на собрании и выступали в качестве посредника.

 

Загрузить шаблон протокола собрания сотрудников

Этот простой шаблон протокола собрания чётко отображает все действия, которые необходимо выполнить, и сроки их выполнения.

Этот шаблон может быть использован при ведении бизнеса, а также в школах, клубах и любых других организациях, которые устраивают собрания комитетов.

Простая структура шаблона позволяет без труда просматривать данные об организаторах собрания и обсуждаемых элементах повестки дня. Кроме того, вы можете указать, кто вёл протокол, что будет полезно, если у вас нет официально назначенного секретаря.

Загрузить простой шаблон протокола собрания

Формат подробного шаблона упрощает процесс ведения учёта и систематизации большого объёма данных.

Сохраняйте все важные подробности вашего собрания, включая дополнительные заметки и сведения, которые не поместились в отведённые места для действий и элементов повестки дня.

Вы также можете составить список принятых решений, и, кроме того, в верхней части имеется место для указания цели собрания, благодаря чему все участники смогут сфокусироваться на главном.

Загрузить шаблон подробного протокола собрания

Если вы проводите собрание с целью обсудить текущий проект, создайте последовательный и структурированный протокол этого собрания. Укажите название проекта в верхней части протокола, а также цель текущего собрания.

Простой формат делает протокол простым для чтения и использования в качестве справочного материала, что важно для участников проекта, которые не смогли присутствовать на собрании.

Вы также можете добавить сведения о задачах и ответственных за их выполнение лицах, а также планах в отношении последующих собраний, которые можно добавить в нижней части шаблона.

Загрузить шаблон протокола собрания для обсуждения проекта

Этот шаблон отлично подойдёт для протокола собрания сотрудников или любого протокола собрания, которое не состоит из большого количества официальных шагов и не включает в себя много подробных сведений. Без труда составляйте схематичный план действий, одобренных к выполнению по результатам собрания.

Загрузить шаблон протокола повестки дня собрания

Этот бесплатный шаблон собрания правления позволяет установить, кто из членов правления принимал участие в совещании и насколько это собрание правомочно (имеет кворум).

А схематичная структура упрощает процесс ведения детализированного учёта обсуждений, отчётов, повестки дня и результатов ания.

Шаблон также содержит место для подписей, так что председатель правления сможет одобрить протокол.

Загрузить шаблон протокола собрания правления 

Персонализируйте этот бесплатный шаблон протокола корпоративного собрания, добавляя логотип или название вашей компании в верхней части.

У этого шаблона простой и строгий формат, и вы без труда сможете использовать его в качестве справочного материала после собрания.

Действия для выполнения, ответственные за их выполнение лица и сроки выполнения указываются в шаблоне и сортируются по темам. Предоставляя копию протокола всей вашей команде, вы упрощаете достижение корпоративных целей.

Загрузить шаблон протокола корпоративного собрания

Если ваше собрание носит неформальный характер, а ваш протокол не требует большого количества деталей, вам подойдёт этот базовый шаблон протокола неформального собрания.

Он предлагает простой схематичный план, представляя собой более структурированный подход, чем простая запись заметок.

Кроме того, в этот шаблон можно добавить дополнительные данные или, наоборот, сделать его еще более простым, в зависимости от ваших условий.

Загрузить шаблон протокола неформального собрания

Этот пример формата протокола собрания даст вам идеи о том, какую информацию размещать в каждом разделе. Это очень удобный шаблон, который будет полезен новичкам в составлении протоколов собраний.

Он достаточно детализирован и позволяет осветить все аспекты собрания.

Шаблон включает в себя примеры элементов повестки дня, а также инструкции о том, как распространить протокол между участниками собрания после его завершения.

Загрузить формат протокола собрания

Предоставьте своим сотрудникам возможность работать максимально эффективно с помощью гибкой платформы, разработанной с учётом потребностей вашей команды и умеющей адаптироваться по мере их изменения.

Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились.

Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды.

Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.
Попробуйте бесплатную версию Smartsheet Get a Free Smartsheet Demo

Источник: https://ru.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word

Протокол совещания: образец и бланк документа

Шаблон протокола совещания в word

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

документа

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2021

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

ссылкой:

(23 4,22 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/protokol-soveshhaniya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.